¿Cómo cargar una compra desde un archivo XML en Pulpos?
Disponible para los Planes: Avanzado y Pro.
Puedes cargar una compra a partir del XML de la factura de tu proveedor: subes el archivo, Pulpos identifica los productos y los asocias a tu inventario, y luego registras la compra para actualizar tus existencias.
Solo se admite el archivo XML (CFDI) de la factura, no el PDF. Aunque tu proveedor te envíe la factura en PDF, para cargar la compra automáticamente necesitas el archivo XML. Si intentas subir un PDF u otro formato, Pulpos lo rechaza con el aviso El tipo de archivo debe ser XML. Si no encuentras el XML, pídeselo a tu proveedor: es el mismo comprobante fiscal, en el formato que exige el SAT.
Pasos
- Dirígete a la sección Compras y Gastos en el panel izquierdo.
- Abre el botón de nueva operación (Nueva Compra o Gasto) y elige Nueva Compra desde Factura XML.
- En Importar Factura de Compra en XML, usa Seleccionar Archivo XML y sube el XML de la factura de compra.
- En el paso Asociar Productos, relaciona cada Producto en la Factura con un Producto en tu Inventario. Para cada uno puedes:
- Seleccionar el producto de tu inventario que le corresponde.
- Elegir Crear Producto Nuevo si aún no existe.
- Elegir No importar este producto para omitirlo.
5. Haz clic en Continuar. Si vas a crear productos nuevos, confirma en el aviso.
6. La compra se guarda en modo borrador. Termina de completarla y regístrala para que impacte en tu inventario.
¿Cómo cargo una compra por XML si mi proveedor factura por paquete y yo vendo por pieza?
Al cargar una compra desde XML, Pulpos toma la unidad y la cantidad de la factura (por ejemplo, 1 Paquete) y guarda la compra como borrador. Antes de registrarla puedes indicar cuántas piezas trae cada paquete:
- Carga el XML en Compras y Gastos → Nueva Compra desde Factura XML y asocia los productos.
- Con la compra en borrador, abre la línea del producto (opción de editar el producto de la compra).
- En Unidad, deja Paquete como unidad de compra.
- Aparece el campo Cada Paquete Contiene: escribe el número de piezas (por ejemplo, 16).
- Revisa que el costo total no cambie: Pulpos reparte el costo del paquete entre las piezas.
- Guarda y registra la compra. Tu inventario queda en piezas.
Importante: el campo Cada Paquete Contiene solo aparece cuando la unidad de compra es distinta a la unidad de venta del producto.
Consideraciones:
Para que Pulpos identifique los productos automáticamente, conviene que el identificador de cada producto en la factura coincida con el SKU o el código de barras que tienes cargado; igual podrás asociarlos a mano en el paso Asociar Productos. El archivo debe ser una factura de compra en XML: si subes un complemento de pago o un tipo de factura incorrecto, Pulpos te avisará. La compra queda como borrador hasta que la registras. No es posible cargar productos con 100% de descuento.
Preguntas frecuentes
¿Dónde cargo una compra desde XML? En Compras y Gastos, en el botón de nueva operación, con Nueva Compra desde Factura XML.
¿Qué pasa con los productos que no están en mi inventario? En el paso Asociar Productos puedes Crear Producto Nuevo para cada uno, o No importar este producto si prefieres omitirlo.
¿Cómo logro que se reconozcan solos los productos? Haciendo que el identificador del producto en la factura coincida con el SKU o el código de barras que tienes cargado en Pulpos.
¿La compra queda registrada al subir el XML? No de inmediato: queda en modo borrador. Debes completarla y registrarla para que actualice tus existencias.
¿Puedo cargar la compra desde el PDF de la factura? No. La carga desde archivo admite únicamente el XML (CFDI) de la factura de compra; el PDF no sirve para este proceso. El PDF es solo la representación visual: el que Pulpos lee para identificar los productos es el XML. Si solo tienes el PDF, solicita el XML a tu proveedor, o carga la compra a mano con Nueva Compra.
¿Qué hago si la factura XML tiene retención de ISR? Al importar la compra desde XML, Pulpos carga los productos y los impuestos trasladados (como el IVA), pero no lee las retenciones de ISR del archivo, y la compra no tiene un campo propio para retenciones. Si quieres que el costo de la compra cuadre con el de la factura, carga el ISR retenido como Descuento en cada producto: abre el producto dentro de la compra y, en Descuento, elige el tipo absoluto (%) e ingresa el monto de ISR retenido que le corresponde. Si la retención viene como un total de la factura, repártela entre los productos.
¿Puedo cambiar la unidad que trae el XML? Sí, desde la línea de la compra en borrador, antes de registrarla.
¿Se divide el costo entre las piezas? Sí, el costo del paquete se reparte entre las piezas que indiques.
¿Qué pasa si no aparece la unidad Paquete? Agrégala en las unidades de tu cuenta (Preferencias → Productos → Unidades de Medida)